Qué es Google Drive y cómo funciona

La utilización de cuentas de correo electrónico y el almacenamiento de datos son herramientas claves que necesitamos que sean prácticas, ágiles y efectivas. Por eso, en el siguiente artículo, vamos a desarrollar qué es Google Drive y cómo funciona.

Google Drive es una herramienta que opera empleando el almacenamiento en la nube y cuenta con una amplia oferta de aplicaciones muy productivas. Entre dichas aplicaciones, te encontrarás con el editor de texto, hoja de cálculo, presentación y calendario.

Por lo tanto, es una gran opción si necesitas para el desempeño en tu empleo o tus estudios para la producción de contenidos. Además, contarás con un amplio espacio de almacenamiento y la posibilidad de acceder con facilidad a los archivos.

Dentro de las funciones y herramientas de Google, en Kuex hemos visto cómo crear una cuenta en Gmail, iniciar sesión y entrar al correo de Gmail.com y cómo cambiar la contraseña de Gmail. Por eso, en esta oportunidad, veremos qué es Google Drive y cómo funciona.

Con Google Drive no solamente podrás crear y almacenar contenidos si no que también es posible realizar una sincronización entre diferentes dispositivos. Por ejemplo, si generas un archivo desde tu computadora, a su vez podrás seguir trabajándolo en tu dispositivo móvil o tablet.

A continuación conoceremos todos los detalles de Google Drive, cómo funciona, las características principales y cómo emplearla para potenciar tus proyectos, negocios y estudios.

Qué es Google Drive

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Google Drive es una serie de herramientas que Google brinda y pone a disposición para los usuarios. En éste sentido, propone que los mismos las utilicen y puedan de esa forma trabajar con facilidad en la producción, almacenamiento y organización de contenidos.

A su vez, si interactúas con otros usuarios, es posible compartir archivos con ellos y que colaboren todos en tiempo real. Además, van a poder intercambiar mensajes y hacer comentarios en el mismo material entre quienes estén participando.

Otro potencial de Google Drive es interactuar de manera sincronizada. En éste punto, por ejemplo, pensemos si estamos trabajando con un software offline como puede ser Microsoft Word. Lo que ocurre es que nos vemos en la obligación de guardar el material en cada ocasión que utilicemos una máquina nueva. Por lo tanto, para poder darle continuidad al mismo material, debemos transferirnos los archivos de un dispositivo a otro.

El recurso de sincronización de Google Drive nos permite que los contenidos se almacenen y guarden, automáticamente, en los servidores de Google. De esa manera, es posible que sigas un archivo en máquinas, dispositivos y redes de internet diferentes, sin preocuparte ya que no hay riesgos de perder los contenidos.

Además de archivos de textos, también fotos y videos podrán trabajarse de forma sincronizada. Todos los materiales permanecen en la nube, seguros, resguardados y a disposición para que accedes y trabajes sobre ellos cuando quieras y desde donde desees.

Qué herramientas incluye

Además de ofrecer un eficiente servicio de almacenamiento de archivos, Google Drive también brinda una amplia oferta de aplicaciones. En ese sentido, las mismas pueden ser gratuitas a personas físicas como también para empresas a un precio muy bajo y accesible.

A continuación, desarrollaremos las herramientas a las cuales puedes acceder:

  • Gmail: uno de los servidores de casillas de email más populares y utilizados en internet.
  • Drive: almacenar, organizar y sincronizar archivos y materiales en la nube.
  • Documentos: edición de texto, con características similares a Microsoft Word.
  • Hojas de cálculo: edición de hojas de cálculo, como Microsoft Excel.
  • Presentaciones: edición de plantillas diapositivas, al estilo de Microsoft Power Point.
  • Hangouts: función de chat con servicio de audio, video y para compartir pantalla.
  • Agenda: programar y organizar reuniones, tareas y actividades.
  • Contactos: organizar los correos electrónicos.

Luego de ver las herramientas, en segundo lugar vamos a mencionar la función de construcción de sitios web como es Google Sites. Además, está a disposición la herramienta de anotación (Keep), el editor y administrador de formularios (Formularios).

¿Cómo utilizarlo?

Una de las características que identifica a Google Drive es su facilidad y practicidad a la hora de utilizarlo. A su vez, te da la posibilidad de explorar muchos recursos de manera gratis, además de los planes pagos que brindan más opciones.

Lo primero que necesitas para utilizar las herramientas de Google Drive es un usuario y cuenta de correo electrónico de Gmail. Para acceder a Google Drive puedes hacerlo desde una computadora o desde tu dispositivo móvil. Por eso, mientras realices el inicio de sesión con el correo electrónico y la contraseña de Gmail, vas a poder ingresar desde cualquier plataforma y siempre estará disponible el material.

Ventajas y desventajas de Google Drive

Para empezar, diremos que claramente los beneficios y ventajas son más que las desventajas a la hora de hablar sobre qué es Google Drive y cómo funciona.

Por eso, en primer término, destacamos como una ventaja que la función y el objetivo principal de Google Drive es el almacenamiento de datos. En consecuencia, dicho almacenamiento se lleva a cabo en una nube. Esto quiere decir, por lo tanto, que todo el material sincronizado va a un servidor de que es exclusivo de Google. De esta manera, los contenidos, materiales y archivos se encuentran disponibles para acceder, visualizarlos y descargarlos cuando el usuario quiera y desde donde lo desee.

En segundo término, siguiendo con las ventajas, encontramos el valor que tiene guardar archivos en la nube es la seguridad y resguardo que brinda. En éste sentido, si ocurre una pérdida o rotura del equipamiento físico en donde se encuentran los materiales, no habrá inconvenientes en recuperar los archivos teniendo el acceso a Google Drive.

Para continuar con las ventajas, otro rasgo que potencia a Google Drive es ser un eficaz editor en la nube y una plataforma intuitiva.

Como una desventaja a mencionar de Google Drive es que la mayoría de los servicios a utilizar deben hacerse de manera virtual. Por lo tanto, si ocurre un corte en la red de internet se dificulta continuar con el trabajo. Frente a esta circunstancia, de todas maneras, está la opción de activar una edición sin conexión, lo que podría resolver parte del inconveniente.

La edición compartida de archivos, vista como un rasgo positivo, puede tornarse a su vez una desventaja si dicho trabajo no se realiza de manera coordinada y sincronizada.

Herramientas disponibles en Google Drive

herramientas google drive

A lo largo del artículo hemos explicado qué es Google Drive y cómo funciona. Por eso, a continuación, veremos algunas características que tiene la herramienta para la creación de contenidos:

Google Docs

Es un editor de textos, que funciona de forma similar a Microsoft Word. Te va a permitir escribir textos y trabajar con diversidad en los materiales. Por ejemplo, puedes utilizarlo para un proyecto de estudio, laboral o redactar un proyecto periodístico.

Además, es posible trabajar con recursos más complejos como un ebook, que puede crearse con un editor de documentos de Google Docs. Las características principales que permiten trabajar con esta herramienta son:

  • Facilidad en la escritura y redacción.
  • Añadir elementos.
  • Incluir imágenes.
  • Configurar la fuente, el color y los detalles del texto.

La función de Google Docs es muy utilizada por usuarios que dedican a producir contenidos para sus canales de comunicación, blogs y redes sociales. Que la herramienta pueda trabajarse de manera colectiva y colaborativa, permite que varias personas participen del proceso de creación. Esto habilita la distribución de roles y tareas: por ejemplo, mientras uno redacta y crea los contenidos, otro puede revisar y editar.

Ahora vamos a ver un paso a paso para crear documentos en Google Docs:

  1. En primer lugar, iniciar sesión con tu cuenta de Google (Gmail) en Google Drive.
  2. Luego, en la página principal de recursos de Google Drive, hacer clic en Nuevo y después en Documentos de Google.
  3. Por último, vas a notar que se abre un nuevo documento para empezar a editar.

Una posibilidad que vas a encontrar es la de compartir el documento con otras personas. Para eso, debes hacer clic en Compartir (arriba en la esquina derecha de la pantalla) y agregas los correos electrónicos de quienes quieres que reciban el archivo.

Google Sheets

Esta función es una aplicación de hojas de cálculo, la cual fue inventada para ser competencia de la hoja Excel de Microsoft. En primer término, podemos decir que las plantillas son prácticas y eficaces para la organización y gestión de diversos datos. De la misma manera que puede hacerse en Excel, en éste caso es posible trabajar aplicando fórmulas para agilizar y simplificar la información que va en las celdas.

Una gran diferencia es que a Google Sheets se puede acceder desde el navegador, por lo tanto, no es necesario instalar ningún programa en el navegador. Otro aporte valioso con el que cuenta la función es que también se puede compartir el contenido, colaborar en documentos en tiempo real y sincronizada.

Por ejemplo, puede ser de gran utilidad para realizar el control financiero de una empresa y calcular el retorno de inversiones. Y, a nivel general, mantener una organización y seguridad en todas las actividades. Para generar una hoja de cálculo, debes apretar en Nuevo y luego seleccionar Hoja de cálculo de Google.

ventajas de usar google drive

Google Slides

Es una gran herramienta para elaborar presentaciones. Una ventaja es que se puede acceder a él directamente desde internet, por lo tanto, no requiere ser instalado. Sus principales características son:

  • Interacción online con el público: brinda la posibilidad de transmitir la presentación de las diapositivas, en tiempo real con el público. Además, los espectadores que estén siguiendo dicha presentación, pueden mandar consultas al expositor.
  • Búsqueda integrada a Google: todos los materiales y contenidos que se emplean en la presentación pueden buscarse en Google. Esto otorga la posibilidad de chequear las fuentes y corroborar la información utilizada para la presentación.
  • Colaboración online: permite que otras personas estén a disposición como soporte mientras se presenta el trabajo. Se genera una estimulación hacia el trabajo en equipo cuando se cuentan con herramientas de colaborar y compartir.
  • Modo sin conexión: si el equipo no tiene acceso ni conexión a internet, de todas maneras puede permitir editar y modificar contenidos.

Para acceder a Google Slides debes ir a Nuevo y luego a Presentaciones de Google.

Además de haber desarrollado qué es Google Drive y cómo funciona, y de explicar Google Docs, Sheets y Slides, están disponibles las herramientas de Formularios Google, Google Maps, Google My Maps y Google Sites.

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